Procedimientos - Finanzas y Control de Gestión

Para facilitar el buen funcionamiento en los procedimientos a cargo de la Dirección de Asuntos Económicos y de Gestión de la Facultad, en esta sección se pone a disposición de los usuarios la descripción, documentos y metodología de los procedimientos del sistema de gestión de la Facultad.


Rendición de fondos

Solicitud de fondos como anticipo, que en forma ocasional son necesarios para adquirir bienes o servicios utilizados para una actividad específica y propia de la Universidad. Estos fondos solo son otorgados a Funcionarios de la Universidad y deben ser solicitados con un mínimo de 7 días de anticipación y su monto no puede superar las UF100, teniendo un plazo máximo para rendir estos fondos de 30 días. En caso que la actividad no sea realizada , el responsable de la solicitud deberá hacer la devolución, en un plazo no superior a los 5 días, desde recibidos los Fondos. La solicitud debe ser a través del formulario “Solicitud de Fondos no Renovables” , debe ser firmado por el solicitante, aprobado por el Director de la Unidad o Proyecto al cual pertenece, y entregado en original a la oficina de Contabilidad.

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Rendición de los fondos solicitados como anticipo, que fueron utilizados para adquirir un bien o servicios, teniendo
un plazo máximo para rendir estos fondos de 30 días. No se autorizan nuevas solicitudes de Reembolso, si existen Fondos a Rendir pendientes por Justificar. No se podrán rendir por este concepto, los siguientes gastos: Boleta de Honorarios, Remuneraciones, Anticipos, Horas Extraordinarias, Compra de artículos inventaríales, Reembolso de gastos de bencina, Reparaciones de Vehículos, Importaciones o cualquier trabajo remunerado (Carpintería, pintura, gasfitería, etc.), al personal de planta de la Universidad. En los casos de Proyectos de Investigación el gasto realizado debe ajustarse a la normativa del Proyecto. La solicitud de devolución debe ser a través del formulario “Rendición de Fondos no Renovables” , debe ser firmado por el solicitante y aprobado por el Director de la Unidad o Proyecto al cual pertenece, se deben adjuntar, facturas y/o boletas correspondientes al periodo que se está rindiendo y entregado en original a la oficina de Contabilidad.

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Asignación, de fondos utilizados para gastos , no previsibles y/o urgentes, como compras en librerías, insumos, abarrotes?, etc. Estos Fondos no superan los $200.000.- y solo son otorgados a Funcionarios Contratados ( Indefinido) por la Universidad, que serán responsables de su rendición y reposición. Deben ser solicitados a través del Formulario “Solicitud de Fondos Renovables”,y su rendición y reposición debe ser respaldada con sus documentos originales y entregados en el Departamento de Contabilidad.

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Rendición y reposición de fondos utilizados por concepto de Caja Chica. El Funcionario responsable de su rendición debe pedir la reposición de estos fondos en las siguientes circunstancias: Al final de cada mes; cuando se lleve gastado un 50% del Fondo Fijo asignado; al salir de Vacaciones, o por cambio del Funcionario asignado. No se podrán rendir por este concepto, los siguientes gastos: Boleta de Honorarios, Remuneraciones, Vales, Pagos de restaurantes, Anticipos, Horas Extraordinarias, Compra de artículos inventaríales, Reembolso de gastos de bencina, Reparaciones de Vehículos, Importaciones o cualquier trabajo remunerado (Carpintería, pintura, gasfitería, etc.), al personal de planta de la Universidad. Deben ser solicitados a través del Formulario “Rendición de Fondos Renovables”,y su rendición y reposición debe ser respaldada con sus documentos originales y entregados en el Departamento de Contabilidad.

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Gastos de viaje

Asignación otorgada para cubrir gastos de viajes que deben realizar por el desempeño propio de sus funciones, estos fondos cubren pasajes, alimentación, alojamiento. Se otorga al personal que tenga un contrato de trabajo con la Universidad y solo en casos excepcionales a profesionales contratados a honorarios, o académicos invitados. Se debe solicitar con al menos 10 días antes de realizar el viaje y en caso de corresponder a algún proyecto de investigación los fondos se deben solicitar con 15 días de anticipación. Los montos ya están definidos por la Universidad de acuerdo al rango de cada Funcionario y al lugar que se realizara el viaje. La solicitud debe ser a través del formulario “Solicitud de Viáticos” , debe ser firmado por el solicitante, aprobado por el Director de la Unidad o Proyecto al cual pertenece, y entregado en original a la oficina de Contabilidad.

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Rendición de los fondos solicitados como Viáticos, se debe acreditar con documentos válidos como, Pasaporte timbrado, Pasajes de ida y vuelta, Facturas del hotel y no debe ser superior a 15 días después del término del viaje. En caso de que los fondos fueron solicitados por Proyectos de investigación, se debe adjuntar los comprobantes requeridos por la institución subsidiaria. No se autorizan nuevas Rendiciones , si existen pendientes por Justificar. No se podrán rendir con esta definición, los gastos por concepto de movilización ni estacionamiento, dentro de la ciudad que se visita. Estos Fondos no pueden consistir, en caso alguno, en pagos periódicos, indefinidos o sistemáticos. En caso que la duración del servicio se vea disminuido , el Funcionario está obligado a reintegrar el Viatico asignado a los días en que se disminuyó la comisión. La solicitud de devolución debe ser a través del formulario “Rendición de Viáticos” , debe ser firmado por el solicitante y aprobado por el Director de la Unidad o Proyecto al cual pertenece, se debe adjuntar, los documentos correspondientes al periodo que se está rindiendo y entregado en original a la oficina de Contabilidad.

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Corresponde a la instancia en el académico, Director, excepcionalmente administrativos, realizan viajes al exterior propias de la Universidad, financiados con fondos personales, ante lo cual a sus regreso solicitan , la devolución de estos fondos, equivalente a moneda CLP, euros o dólares, Para esto debe presentar: -Formulario completo ”FORMULARIO REEMBOLSO DE GASTOS DE VIAJES”, -Adjuntar el pasaporte con la fecha de ingreso y salida al lugar indicado, además de todos los respaldos de los gastos incurridos durante su estadía en el extranjero, (o territorio nacional), estadía, compra de materiales, alimentación, traslados. Debe presentar estos documentos firmados por el director de la Unidad a la que pertenece, solo se reciben como respaldo documentos originales y debe ser entregado en la oficina de Contabilidad. Esta información dará origen a una Orden de Compra, generada en Contabilidad por el total de lo indicado en el formulario.

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Pago

Pago a personas Naturales o Jurídicas, prestadora de bienes o servicios necesarios para el funcionamiento de la Administracion de la Facultad. Todas las facturas a pagar deben ser emitidas con el Rut 81.698.900-0 y nombre de la Pontificia Universidad Católica de Chile, deben ser recepcionadas con por cada área, con la fecha en que se recibe, Codificada (Cuenta de gasto, Cta. unidad, Código de proyecto, Numero de caja), debe indicar los datos de pago correspondientes al Proveedor, visada y autorizada por la Jefatura respectiva en que se realizó la compra y entregada en su Original en el Departamento de Contabilidad. Se debe tener en cuenta que la Ley establece un plazo de 8 días corridos, desde la recepción de la Factura para reclamar sobre su contenido, si el usuario del servicio, no reclama dentro del plazo establecido, por Ley se tendrá por irrevocablemente aceptada..

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Pago por prestación de servicios que tiene por objeto permitir a la Facultad contar con la asesoría de especialistas en determinada materias, sobre labores ocasionales y que no son los prestadores habituales a la planta estable de la Facultad. En caso que el prestador del servicio sea Funcionario de la Universidad y que el servicio prestado no esté dentro de la Naturaleza por la cual esta contratado deberá acompañar su “Contrato de prestador de Servicios profesionales” (Adjunto). Si el prestador es alumno regular debe ser ingresado como Pago de Ayudante. Si el prestador tiene contrato de Honorarios se debe solicitar su pago a través de la opción “Contrato de Honorarios” Todas las boletas a pagar deben ser emitidas con el Rut 81.698.900-0 y nombre de la Pontificia Universidad Católica de Chile , Codificada (Cuenta de gasto, Cta. unidad, Código de proyecto, Numero de caja), visada y autorizada por la Jefatura respectiva en que se realizó la compra y entregada en su Original en el Departamento de Contabilidad.

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Ingresos

La emisión de los Documentos Tributarios , es una referencia de carácter administrativo que sirve de comprobante de la entrega de un producto o la provisión de un servicio, dado por la Universidad, incluye toda la información de la transacción. Tiene carácter obligatorio para dejar constancia y poder comprobar la realización de la operación comercial, dando el respaldo además, para su respectivo cobro. Cada uno de los documentos tributarios emitidos por la Facultad indica en su glosa, Numero y cuenta Bancaria para su pago. Debe ser solicitado completando el formulario “Solicitud Emisión de Documento Tributario”, y enviarlo por mail al Departamento de Contabilidad.

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La solicitud de reconocimiento es el proceso de incorporar a las cuentas de cada unidad, valores, entradas brutas que se originan por las diferentes prestaciones de servicios o venta de productos otorgadas por la Universidad. Para el reconocimiento se debe enviar el comprobante de pago, de lo contrario se debe indicar, Cta. Bancaria, Monto, Fecha y Documento que paga, y enviar esta información por mail al Departamento de Contabilidad.

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Es un método que cuenta la Facultad para recibir pagos por los diferentes servicios prestados, el terminal se encuentra en la Dirección, funciona solo con moneda nacional (CLP). Si se necesita una operación Internacional, se hará la conversión a USD, correspondiente al día en que se realice la transacción. Puede operar en forma presencial y no presencial, para esta forma de pago se debe completar el formulario adjunto “Recepción de pago con tarjeta de crédito”, enviarlo al Departamento de Contabilidad, para luego solicitar el comprobante y documento tributario respectivo por el cual se solicitó la transacción.

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Otros procedimientos contables

Corresponde a traspasos de fondos entre distintos Proyectos o Unidades dentro de la Universidad. En caso de proyectos de Investigación debe existir un respaldo del pago realizado con el traspaso (por ejemplo, Facturas internas). Se debe solicitar completando el Formulario “Solicitud de traspaso presupuestario” , indicando claramente la cuenta de destino y traspaso, se debe enviar a la Dirección de Asuntos Económicos y de Gestión de la Facultad. OS

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Pago correspondiente a servicios prestados por alumnos regulares que no estén ya inscritos en el SIDING y que durante el periodo de su ayudantía, no estén recibiendo pago alguno por este método. Se debe llenar el formulario Solicitud de pago de Ayudantes y enviarlo al Departamento de Contabilidad, por cada cuota que se pague al ayudante. Este proceso queda exento para los alumnos que participen de proyectos de Investigación. En caso que el ayudante no sea alumno regular de la Universidad, debe emitir una boleta y el pago se realizara mediante el procedimiento Pago Boletas de Honorarios.

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Adquisición de bienes tangibles (Mobiliario, equipos, maquinarias, vehículos, herramientas, libros, etc.,), adquiridos para un periodo de uso, no inferior a un año, que no estén destinados para la venta y explotación normal de la Universidad. Su valor de compra y gastos asociados, debe ser inferior a UF20 y superior a UF3. El responsable de cada unidad debe enviar la solicitud de compra a la Dirección de Asuntos Financieros, indicando motivos de la compra, datos de la adquisición e informar de quien administrara, custodiara y controlara dicho bien. La venta de bienes de Activo Fijo, se realizara mediante sistema centralizado a través de las diferentes Administraciones de lo Campus, previa autorización de la Vicerrectoría de Asuntos Económicos y Administrativos.

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Proceso mediante el cual el Investigador responsable de los Fondos Fondecyt , traspasa formalmente los bienes de capital adquiridos durante su investigación a la Universidad. Debe completar el formulario, Acta de Recepción y entrega de Bienes de Capital Proyectos Fondecyt Regular , adjuntar facturas originales de la adquisición de los equipos y todos los documentos asociados a su compra, entregar al departamento de Contabilidad, para los efectos de inventario y/o contratación de los seguros requeridos. El bien adquirido debe ser entregado al responsable de activos fijos de cada Unidad.

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